REGLEMENT INTERIEUR
mis à jour le 3 août 2020
Le présent règlement intérieur, a pour objet de définir les droits et obligations des membres de l’association GAYLIB, ci-après « l’Association », et d’en préciser certaines règles de fonctionnement.
En conséquence, l’Assemblée générale a adopté en 2006 le premier règlement intérieur de l’Association. Ce règlement a été modifié par une délibération du conseil d’administration en date du 15 octobre 2015 puis par une délibération en date du 28 février 2019 conformément à l’article 13 des statuts en vigueur.
TITRE PREMIER : MEMBRES
ARTICLE 1 – Cotisation
La cotisation est payée chaque année par les membres actifs et les membres bienfaiteurs, à l’adresse du siège de l’Association ou sur le site internet de l’Association www.gaylib.org.
Elle est valable du jour du paiement de la cotisation jusqu’au 31 décembre de l’année en cours. A titre exceptionnel, toute adhésion présentée entre le 1er novembre et le 31 décembre de l’année en cours est réputée valable jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.
Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre.
ARTICLE 2 – Perte de la qualité de membre
2.1. Démission
La démission est notifiée au président de l’Association par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception ou par un courriel avec accusé de réception.
A défaut de précision donnée par le membre démissionnaire, la démission prend effet à la date de la réception de la notification par le président.
2.2. Décès
Le décès d’un membre est porté à la connaissance du conseil d’administration dès que le président en a connaissance.
2.3. Exclusion
L’exclusion d’un membre peut être prononcée pour non paiement de la cotisation après une relance restée sans effet. Constitue une relance tout document écrit envoyé par courrier ou courriel par le président ou par le secrétaire général rappelant l’obligation de cotisation qui s’impose à tout membre bienfaiteur ou actif entre le 1er janvier et le 31 décembre.
Le conseil d’administration dispose du pouvoir disciplinaire d’exclure un membre de l’Association en cas :
– de faute grave ;
Est notamment considérée comme faute grave tout manquement aux orientations politiques définies par le conseil d’administration de l’Association, de non respect des décisions prises par les instances de l’Association, de non respect des engagements de l’Association et, d’une manière générale, toute atteinte aux principes et valeurs défendus par l’Association ;
– de non respect des statuts et du règlement intérieur de l’Association ;
– de comportement préjudiciable aux intérêts de l’Association ;
– d’agissement délibéré pouvant nuire à l’Association ou à ses membres, notamment la prise de position publique présentée au nom de l’Association alors qu’elle n’a pas été approuvée par le conseil d’administration ni par le bureau ;
– de manquement à l’obligation de réserve à propos des questions en délibération dans toutes les instances de l’Association ;
– d’incidents répétés avec les autres membres de l’Association ou avec les partenaires de l’Association constatés par le bureau et/ou le conseil d’administration.
Le membre mis en cause est convoqué par le président par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception au moins quinze jours avant la réunion du bureau ayant à délibérer sur son éventuelle exclusion.
Un membre du bureau est désigné par le président en qualité de rapporteur dans la procédure disciplinaire engagée à l’encontre d’un membre.
La convocation précise les griefs reprochés au membre ainsi que la sanction disciplinaire envisagée et le nom du rapporteur. Les pièces du dossier disciplinaire sont jointes à la convocation.
Le membre mis en cause est ainsi invité à fournir ses explications relatives aux griefs qui lui sont reprochés par écrit au rapporteur au moins 7 jours avant la date du bureau ayant à délibérer sur son éventuelle exclusion.
Il peut également demander à être auditionné par les membres du bureau. Cette demande est formulée auprès du rapporteur en même temps qu’il transmet ses explications par écrit.
Lors de son audition, il peut se faire assister, à ses frais, par un conseil juridique sous réserve d’en informer le rapporteur lors de la transmission de ses explications écrites. Le membre visé par la procédure est tenu de décliner l’identité précise de la personne qui l’assiste.
Après avoir pris connaissance des explications écrites et/ou orales du membre mis en cause, le bureau délibère hors la présence de l’intéressé.
A l’issue de la réunion du bureau, le rapporteur présente au conseil d’administration un compte-rendu de cette réunion et, le cas échéant, de l’audition du membre mis en cause. Le conseil d’administration décide ensuite, hors la présence de l’intéressé, de l’éventuelle sanction du membre mis en cause :
– avertissement écrit,
– exclusion temporaire d’une durée de 12 mois maximum, éventuellement assortie d’une inéligibilité de 5 ans au conseil d’administration ;
– exclusion définitive.
La décision du conseil d’administration est notifiée au membre par le président par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception et prend effet à la date de la première présentation du courrier recommandé.
La décision du conseil d’administration n’est pas susceptible de recours.
ARTICLE 3 – Confidentialité
Toute personne participant aux réunions du conseil d’administration et du bureau est soumise au principe de confidentialité et au devoir de réserve sur tous les sujets qui ont été abordés lors de ces réunions. Le devoir de réserve s’applique également, le cas échéant, aux réunions de l’assemblée générale.
TITRE II : ASSEMBLEE GENERALE
ARTICLE 4 – Tenue et Représentation
Les réunions de l’assemblée générale se tiennent avec la présence physique des membres de l’association. Le Conseil d’administration peut décider de la tenue de l’assemblée générale par voie de téléconférence ou vidéoconférence dans des conditions permettant la retransmission continue et simultanée des discussions et délibérations ainsi que le vote à distance et à bulletin secret.
Tout membre à jour de cotisation ne pouvant participer à une réunion de l’assemblée générale de l’Association peut se faire représenter par un autre membre à jour de cotisation qui devra fournir, le jour de l’assemblée générale, un pouvoir écrit, daté et signé du membre absent ainsi qu’une copie d’une pièce d’identité de ce dernier.
ARTICLE 5 – Comptes annuels
L’exercice social de l’Association débute le 1er janvier et se termine au 31 décembre de chaque année civile.
Les comptes sont arrêtés chaque année par le conseil d’administration et approuvés par l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice social.
TITRE III : CONSEIL D’ADMINISTRATION
ARTICLE 6 – Candidature
Le conseil d’administration fait appel à candidature pour chaque élection du conseil d’administration en même temps qu’il convoque l’assemblée générale.
Un formulaire est transmis aux membres afin que les candidats puissent présenter leur profession de foi.
La profession de foi des candidats au conseil d’administration doit être envoyée à l’Association par courriel au plus tard un mois avant la date de réunion de l’assemblée générale.
Les professions de foi sont ensuite transmises au plus tard 7 jours avant la date de réunion de l’assemblée générale à l’ensemble des membres de l’Association qui devront élire les administrateurs.
La convocation à l’assemblée générale doit indiquer l’ensemble des délais susvisés.
ARTICLE 7 – Durée des mandats
Le mandat prend effet à la date de désignation de l’administrateur par l’assemblée générale (année N) et s’achève à l’occasion de l’assemblée générale approuvant les comptes de l’exercice clos au 31 décembre de l’année N+3, sauf perte de la qualité de membre selon les conditions prévues à l’article 5 des statuts et l’article 2 du présent règlement intérieur.
ARTICLE 8 – Réunions
Les membres s’engagent à faire preuve de courtoisie dans leurs échanges.
La convocation écrite du conseil d’administration doit comporter l’ordre du jour, éventuellement le procès-verbal du conseil d’administration précédent, et tout document utile aux délibérations.
Le conseil d’administration peut inviter toute personne dont il estime la présence utile à ses travaux.
Il est établi un procès-verbal des séances signé par le président et par un autre administrateur.
Sont réputés présents, les membres physiquement présents et les participants par télé ou visioconférence permettant leur identification et garantissant leur participation effective.
Les moyens utilisés pour la participation aux réunions à distance doivent permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.
ARTICLE 9 – Absences
En vertu du cinquième paragraphe de l’article 11 des statuts, les membres du conseil d’administration peuvent être déclarés démissionnaires d’office en cas d’absences répétées aux réunions du conseil d’administration sans motif valable et dûment justifié, communiqué par écrit.
Préalablement à toute déclaration de démission d’office d’un membre, le conseil d’administration invite l’intéressé, par courriel, à fournir la justification de ses absences.
Le membre intéressé doit, dans les quinze jours de l’envoi dudit courriel, soit donner des explications écrites (par courriel) au conseil d’administration, soit demander (par courriel) à être entendu par le conseil d’administration.
Le conseil d’administration ne pourra prononcer la démission d’office de ce membre qu’à l’expiration du délai de quinze jours ci-dessus visé, si l’intéressé n’a pas demandé à être entendu par le conseil d’administration ou ne lui a pas adressé ses observations écrites.
ARTICLE 10 – Remboursement de frais
Les fonctions de membre du conseil d’administration ne donnent lieu à aucune rémunération.
Des remboursements de frais occasionnés par tout administrateur à l’occasion de sa mission sont possibles uniquement sur justificatifs (facture, titre de transport, etc.) après validation par le bureau.
Ces remboursements sont effectués à l’euro près.
Aucune avance de remboursement de frais ne peut être accordée aux administrateurs sauf décision contraire du bureau.
Les administrateurs s’engagent, à modérer leurs dépenses.
ARTICLE 11 – Prérogatives
Le conseil d’administration arrête les orientations politiques de l’Association, le cas échéant sur proposition du bureau.
Il veille au respect des statuts de l’Association et notamment de son objet social et de ses valeurs. Il modifie le règlement intérieur.
Il discute et arrête le budget prévisionnel de l’Association.
Le conseil d’administration peut soumettre à l’assemblée générale des projets de partenariat avec d’autres personnes morales publiques ou privées, dans l’intérêt de l’Association et dans le respect de ses valeurs.
TITRE IV : BUREAU
ARTICLE 12 – Durée des mandats
Les membres du bureau sont élus à l’occasion du premier conseil d’administration qui est obligatoirement convoqué au plus tard un mois après l’assemblée générale qui élit les administrateurs.
Le mandat des membres du bureau s’achève chaque année à cette même date du dit conseil d’administration.
ARTICLE 13 – Réunions
Les membres s’engagent à faire preuve de courtoisie dans leurs échanges.
Le bureau se réunit chaque fois qu’il est nécessaire sur convocation du président qui en définit l’ordre du jour ou à la demande d’au moins la moitié des membres.
Les convocations doivent être adressées par le président au moins huit jours à l’avance par courriel.
La participation d’au moins trois membres du bureau est nécessaire pour la validité des délibérations de ce dernier.
Les réunions du bureau peuvent se tenir par téléconférence ou par visioconférence.
Les membres du bureau peuvent se faire représenter par un autre membre dans la limite d’un pouvoir par personne.
Les décisions sont prises à main levée, sauf si un membre demande que le vote soit fait à bulletin secret, à la majorité simple des votes exprimés. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Sont réputés présents, les membres physiquement présents et les participants par télé ou visioconférence permettant leur identification et garantissant leur participation effective.
Les moyens utilisés pour la participation aux réunions à distance doivent permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Il est tenu procès-verbal des séances signé par le président et un autre membre du bureau.
ARTICLE 14 – Président – Président-délégué
Le président représente l’Association dans tous les actes de la vie civile, aussi bien pour des actes conservatoires, des actes de gestion et d’administration que pour des actes de disposition et est investi de tous les pouvoirs à cet effet.
Il a, notamment, qualité pour représenter l’Association en justice, tant en demande qu’en défense. Il peut, de sa propre initiative, intenter toutes actions en justice pour la défense des intérêts de l’Association. Il peut former tous appels ou pourvois et transiger. Il ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration.
Le président dirige les travaux de l’Association avec l’assistance du président-délégué et le cas échéant des membres du conseil d’administration.
Le président préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et de l’assemblée générale.
Sur autorisation du conseil d’administration, il ordonnance les dépenses en conformité avec le budget arrêté par l’assemblée générale, présente les budgets annuels et contrôle leur exécution.
Sur autorisation du conseil d’administration, il est habilité à ouvrir et faire fonctionner, dans tous établissements de crédit ou financiers, tous comptes et tous livrets d’épargne.
Il signe tout contrat d’achat ou de vente et, plus généralement, tous actes et tous contrats nécessaires à l’exécution des décisions de bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales.
Il est assisté dans ses fonctions par le président-délégué.
Le président-délégué agit sur délégation du président en fonction de ses compétences personnelles et de ses sujets d’intérêt. Ses missions sont définies au début de son mandat. Il rend compte de l’exercice de ses fonctions au conseil d’administration.
En cas d’absence ou de maladie, le président est remplacé par le président-délégué ou, à défaut, par le vice-président le plus ancien et, en cas d’ancienneté égale, par le plus âgé.
Le président pourra, sous sa responsabilité et dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par la loi, par les statuts et par le présent règlement intérieur, confier à un ou plusieurs administrateurs, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.
Le mandat peut être général sous réserve de stipuler précisément la nature et l’étendue des pouvoirs ainsi délégués. Le mandat est forcément assorti de la latitude et des moyens nécessaires à sa mise en œuvre.
Il est nécessairement établi par écrit et ne produit ses effets qu’à compter de sa date.
Tout mandataire a l’obligation de rendre compte régulièrement de l’exercice de ses pouvoirs délégués, selon les modalités déterminées par l’acte de délégation.
ARTICLE 15 – Vice-président
Le vice-président est chargé d’assister le président, à la demande de ce dernier, et de le remplacer en cas d’empêchement du président délégué.
ARTICLE 16 – Secrétaire général
Le secrétaire général est en charge de la gestion courante de l’Association.
De manière générale, il est chargé de toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’Association à l’exception de celles concernant la comptabilité.
Il est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par le conseil d’administration.
Il exécute toutes les formalités et démarches incombant à l’Association.
Il tient à jour les fichiers des adhérents et sympathisants.
Il rédige les procès-verbaux des réunions des assemblées et des conseils d’administration et, en général toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’association, à l’exception des écritures comptables. En cas d’absence du secrétaire général auxdites réunions, les procès-verbaux de réunions sont rédigés par une personne désignée à cet effet.
Le cas échéant, il est assisté par un secrétaire général adjoint à qui il peut déléguer des tâches.
ARTICLE 17 – Trésorier
Le trésorier exécute les dépenses et a la responsabilité de la gestion des fonds de l’Association.
Il remplit les obligations d’informations financières à l’égard des membres de l’association auxquels il présente, au cours de l’assemblée générale, les comptes annuels et le budget de l’exercice en cours arrêtés par le conseil d’administration, ainsi que son rapport financier.
Le cas échéant, il supervise le responsable comptable, qui assure la tenue de la comptabilité et prépare l’arrêté des comptes et des éléments nécessaires au contrôle budgétaire. A la clôture de l’exercice, le responsable comptable assure, sous la responsabilité du trésorier, la préparation des comptes annuels et du budget de l’exercice à venir.
TITRE V : REPRESENTATION DE L’ASSOCIATION
ARTICLE 18 – Délégations régionales
La création d’une délégation régionale est proposée par tout membre de l’Association au conseil d’administration qui délibère sur l’opportunité de cette création.
Les délégations régionales sont placées sous l’autorité du conseil d’administration.
Le conseil d’administration peut désigner, le cas échéant, un administrateur chargé de la gestion des délégations régionales.
Les délégations régionales sont dépourvues de personnalité morale et sont des représentations de l’Association dans la région. Elles ne disposent pas de locaux propres.
ARTICLE 19 – Délégué régional
Le délégué régional est désigné par le conseil d’administration à l’occasion de la création de la délégation régionale. Il peut être révoqué à tout moment par décision du conseil d’administration.
Le délégué régional est l’interlocuteur unique du conseil d’administration en région. Il représente l’Association en région.
Le délégué régional est chargé de l’animation de la délégation régionale. Il définit ses travaux en lien avec le conseil d’administration à qui il rend compte régulièrement. Aux fins de réalisation de ses travaux, le conseil d’administration lui transmet la liste des adhérents domiciliés dans sa région.
Le délégué régional peut prendre contact avec tout organisme public ou privé poursuivant un but similaire à celui de l’Association ou dont les activités entrent dans le champ de l’objet social de l’Association tel que défini à l’article 2 des statuts. Il crée des partenariats, après consultation et accord du conseil d’administration. Toute convention devra être validée par le conseil d’administration avant signature.
Il est force de proposition auprès du conseil d’administration.
Il peut s’entourer de toute personne nécessaire au bon exercice de sa mission, personne à jour de cotisation.
Les fonctions de délégué régional ne donnent lieu à aucune rémunération. Des remboursements de frais sont possibles dans les conditions fixées à l’article 10 du présent règlement intérieur. Il ne peut engager de dépenses au nom de l’Association sans autorisation préalable du conseil d’administration.
TITRE VI – DISPOSITIONS DIVERSES
ARTICLE 20 – Communication externe
Le président s’exprime au nom de l’Association. Le président délégué, les vice-présidents ou toute personne membre du conseil d’administration compétente sur le sujet abordé peuvent également être amenés à s’exprimer au nom de l’Association en concertation et avec accord préalables du Président.
Tout membre du conseil d’administration qui prévoit d’assister à un acte public dans lequel il pourrait être amené à représenter l’Association doit en informer préalablement le conseil d’administration.
Les communiqués publiés par l’Association sont rédigés par le président, le président-délégué et éventuellement d’autres membres du bureau.
Le conseil d’administration élabore ou fait élaborer un certain nombre de documents utiles à la communication externe de l’Association.
Les maquettes des documents liés à des événements ponctuels sont soumises au conseil d’administration pour approbation des textes et visuels avant que les documents ne soient produits et diffusés.
Les maquettes des documents utilisés pour la communication institutionnelle de l’Association dans le cadre de campagnes, tels que dépliants, brochures, affiches, encarts dans la presse etc. sont soumises au conseil d’administration pour approbation des textes et visuels, notamment les principaux messages institutionnels, avant que les documents ne soient produits et diffusés.
Le président est responsable des contenus diffusés sur le site internet de l’Association. Il peut déléguer la vérification des contenus dudit site à d’autres membres du conseil d’administration.
ARTICLE 21 – Rendez-vous et auditions
Sous réserve du nombre de places disponibles, sur proposition du président, les rendez-vous et auditions sont ouverts aux membres du bureau et éventuellement à des membres du conseil d’administration, sollicités par le bureau, qui par leurs compétences ou leurs centres d’intérêt pourraient apporter leur contribution à la réussite de ces rendez-vous et auditions.
Si le nombre de places encore disponibles le permet, les rendez-vous et auditions sont ouverts aux membres du conseil d’administration qui le souhaitent.
Ces rendez-vous et auditions font l’objet systématiquement de compte-rendu pour l’ensemble des membres du conseil d’administration.
ARTICLE 22 – Notification du règlement intérieur
Le règlement intérieur est communiqué à chaque membre de l’Association par tout moyen utile et mis en ligne sur le site internet de l’Association.