REGLEMENT INTERIEUR

Le présent règlement intérieur, a pour objet de définir les droits et obligations des membres de l’association GAYLIB, ci-après « l’Association », et d’en préciser certaines règles de fonctionnement.

En conséquence, l’Assemblée générale a, sur proposition du Conseil d’administration, conformément à l’article 14 des statuts, adopté en 2006 le premier règlement intérieur de l’Association.

Par une délibération en date du 15 octobre 2015, le Conseil d’administration a adopté le présent règlement intérieur qui a été notifié aux membres, conformément à l’article 13 des statuts.

TITRE PREMIER : MEMBRES

ARTICLE 1          COTISATION

La cotisation est payée chaque année par les membres actifs et les membres bienfaiteurs, à l’adresse du siège de l’Association ou sur le site internet de l’Association www.gaylib.org.

Tout membre qui n’est pas à jour de cotisation au jour de la réunion de l’assemblée générale, du conseil d’administration ou du bureau ne peut prendre part aux votes.

Est considéré comme étant à jour de cotisation à la date de réunion de l’assemblée générale annuelle le membre qui est à jour de cotisation au 31 décembre de l’année précédente.

Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre.

ARTICLE 2          Perte de la qualité de membre 

3.1. Démission

La démission est notifiée au président de l’Association par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception.

A défaut de précision donnée par le membre démissionnaire, la démission prend effet à la date de la réception de la notification par le président.

3.2. Décès

Le décès d’un membre est porté à la connaissance du conseil d’administration dès que le président en a connaissance.

3.3. Exclusion

3.3.1. L’exclusion peut être prononcée pour non paiement de la cotisation après une relance restée sans effet. Constitue une relance tout document écrit envoyé par courrier ou courriel par le Président et rappelant l’obligation de cotisation qui s’impose à tout membre bienfaiteur ou actif entre le 1er janvier et le 31 décembre.

3.3.2. Le conseil d’administration a le pouvoir disciplinaire de révoquer un membre de l’association en cas :

–        de faute grave ;

Est notamment considérée comme faute grave tout manquement aux orientations politiques définies par le conseil d’administration de l’Association et, d’une manière générale, aux principes et valeurs défendues par l’Association ;

–        de non respect du règlement intérieur de l’Association ;

–        de comportement préjudiciable aux intérêts de l’Association ;

–        de manquement à l’obligation de réserve à propos des questions en délibération dans toutes les instances de l’Association ;

–        d’incidents répétés avec les autres membres de l’Association.

Le membre mis en cause est convoqué par le président par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception au moins dix jours avant la réunion du bureau ayant à délibérer sur son éventuelle exclusion.

Un membre du bureau est désigné par le président en qualité de rapporteur dans la procédure de radiation d’unmembre.

La convocation précise les griefs reprochés au membre ainsi que la sanction disciplinaire envisagée et le nom du rapporteur. Les pièces du dossier disciplinaire sont jointes à la convocation ou mise à la disposition du membre au siège de l’Association.

Le membre mis en cause est ainsi invité à fournir ses explications relatives aux griefs qui lui sont reprochés par écrit au rapporteur ou par oral devant les membres du bureau. Lors de son audition devant le bureau, le membre peut se faire représenter ou assister par la personne de son choix sous réserve d’en informer le président de l’Association et le rapporteur au moins cinq jours avant la date de la réunion du bureau.

Le bureau entend, le cas échéant, le membre puis délibère. Le rapporteur présente au conseil d’administration un compte-rendu de cette réunion et, le cas échéant, de l’audition du membre mis en cause. Le conseil d’administration décide ensuite de l’exclusion du membre mise en cause ou de la conservation de sa qualité de membre de l’association.

En cas de décision d’exclusion, celle-ci est notifiée au membre par le président par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception et prend effet à la date de la première présentation du courrier recommandé sauf si le membre fait appel de cette décision.

Le membre peut faire appel de la décision d’exclusion devant l’assemblée générale dans un délai de quinze jours à compter de la première présentation du recommandé l’informant de la décision du conseil, par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception adressée au président de l’Association.

Au cours de la procédure d’appel, le membre concerné conserve sa qualité de membre.

L’appel sera soumis à la plus prochaine assemblée générale. L’assemblée générale délibère après avoir entendu le rapporteur et le membre ayant fait appel.

En cas de confirmation de l’exclusion, elle est notifiée par courrier recommandé par le président et prend effet à la date de la première présentation du courrier recommandé.

ARTICLE 3          CONFIDENTIALITE

Toute personne participant aux réunions du conseil d’administration et du bureau est soumise au principe de confidentialité et au devoir de réserve sur tous les sujets qui ont été abordés lors de ces réunions. Le devoir de réserve s’applique également, le cas échéant, aux réunions de l’assemblée générale.

Les membres s’engagent par ailleurs à faire preuve de courtoisie dans leurs échanges.

TITRE II : ASSEMBLEE GENERALE

ARTICLE 4          REPRESENTATION

Tout membre ne pouvant participer à une réunion de l’assemblée générale de l’Association peut se faire représenter par un autre membre qui devra fournir, le jour de l’assemblée générale un pouvoir écrit, daté et signé du membre absent ainsi qu’une copie d’une pièce d’identité de ce dernier.

ARTICLE 5          COMPTES ANNUELS

L’exercice social de l’association débute le 1er janvier et se termine au 31 décembre de chaque année civile.

Les comptes sont arrêtés chaque année par le conseil d’administration et approuvés par l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice social.

TITRE III : CONSEIL D’ADMINISTRATION

ARTICLE 6          CANDIDATURE

Le conseil d’administration fait appel à candidature pour chaque élection du conseil d’administration en même temps qu’il convoque l’assemblée générale.

Un formulaire est transmis aux membres afin que les candidats puissent présenter leur profession de foi.

La profession de foi des candidats au conseil d’administration doit être envoyée à l’Association par courriel au plus tard un mois avant la date de réunion de l’assemblée générale.

Les professions de foi sont ensuite transmises au plus tard 7 jours avant la date de réunion de l’assemblée générale à l’ensemble des membres de l’Association qui devront élire les administrateurs.

La convocation à l’assemblée générale doit indiquer l’ensemble des délais susvisés.

ARTICLE 7          REUNIONS

La convocation écrite du conseil d’administration doit comporter l’ordre du jour, éventuellement le procès verbal du conseil d’administration précédent, et tout document utile aux délibérations.

Le conseil d’administration peut inviter toute personne dont il estime la présence utile à ses travaux.

Il est établi par le secrétaire un procès-verbal des séances signé par lui et par le président.

ARTICLE 8          ABSENCES

En vertu du cinquième paragraphe de l’article 11 des statuts, les membres du conseil d’administration seront déclarés démissionnaires d’office en cas d’absences répétées aux réunions du conseil d’administration sans motif valable et dûment justifié.

Préalablement à toute déclaration de démission d’office d’un membre, le conseil d’administration invite l’intéressé, par lettre recommandée avec accusé de réception, à fournir la justification de ses absences.

Le membre intéressé, avant l’expiration d’un délai de quinze jours suivant la première présentation de cette lettre doit, soit donner des explications écrites au conseil par lettre recommandée, soit demander à être entendu par le conseil.

Le conseil d’administration ne pourra prononcer la démission d’office de ce membre qu’à l’expiration du délai de quinze jours ci-dessus visé, si l’intéressé n’a pas demandé à être entendu par le conseil ou ne lui a pas adressé ses observations écrites.

ARTICLE 9          Remboursement de frais

Les fonctions de membre du conseil d’administration ne donnent lieu à aucune rémunération.

Des remboursements de frais occasionnés par tout administrateur à l’occasion de sa mission sont possibles uniquement sur justificatifs (facture, titre de transport, etc.) après validation par le bureau.

Ces remboursements sont effectués à l’euro près.

Aucune avance de remboursement de frais ne peut être accordée aux administrateurs.

Les administrateurs s’engagent, dans la mesure du possible, à modérer leurs dépenses.

ARTICLE 10      PREROGATIVES

Le conseil d’administration arrête les orientations politiques de l’Association, le cas échéant sur proposition du bureau.

Il veille au respect des statuts de l’Association et notamment de son objet social et de ses valeurs. Il modifie le règlement intérieur.

Il discute et arrête le budget prévisionnel de l’association.

Le rapport moral et les comptes de l’Association sont présentés au conseil d’administration avant présentation en assemblée générale.

TITRE IV : BUREAU

ARTICLE 11      REUNIONS

Le bureau se réunit chaque fois qu’il est nécessaire sur convocation du président qui en définit l’ordre du jour.

Les convocations doivent être adressées par le président au moins huit jours à l’avance par courriel.

La participation d’au moins trois membres du bureau est nécessaire pour la validité des délibérations de ce dernier.

Les réunions du bureau peuvent se tenir par téléconférence ou par visioconférence.

Les membres du bureau peuvent se faire représenter par un autre membre dans la limite d’un pouvoir par personne.

Les décisions sont prises à main levée, sauf si un membre demande que le vote soit fait à bulletin secret, à la majorité simple des votes exprimés. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Il est tenu procès-verbal des séances sous la supervision du secrétaire.

ARTICLE 12      PRESIDENT – PRESIDENT DELEGUE

Le président représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet.

Il a, notamment, qualité pour ester en justice. Il peut former tous appels ou pourvois et transiger.

Le président dirige les travaux de l’Association avec l’assistance du président-délégué et le cas échéant des membres du conseil d’administration.

Le président préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et de l’assemblée générale.

En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par le président-délégué ou par le vice-président le plus ancien et, en cas d’ancienneté égale, par le plus âgé.

Il ordonnance les dépenses en conformité avec le budget arrêté par l’assemblée générale.

Le président pourra, sous sa responsabilité et dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par la loi, par les statuts et par le présent règlement intérieur, confier à un ou plusieurs administrateurs, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.

Le mandat peut être général sous réserve de stipuler précisément la nature et l’étendue des pouvoirs ainsi délégués. Le mandat est forcément assortie de la latitude et des moyens nécessaires à sa mise en œuvre.

Il est nécessairement établi par écrit et ne produit ses effets qu’à compter de sa date.

Tout mandataire a l’obligation de rendre compte régulièrement de l’exercice de ses pouvoirs délégués, selon les modalités déterminées par l’acte de délégation.

Le président-délégué assure les missions qui peuvent lui être confiées et en rend compte au conseil d’administration.

ARTICLE 13      Vice-président

Le vice-président est chargé d’assister le président, à la demande de ce dernier, et de le remplacer en cas d’empêchement du président délégué.

ARTICLE 14      SECRETAIRE GENERAL

Le secrétaire général est en charge de la gestion courante de l’association.

De manière générale, il est chargé de toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’Association à l’exception de celles concernant la comptabilité.

Il est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par le conseil d’administration.

Il exécute toutes les formalités et démarches incombant à l’Association.

Il tient à jour les fichiers des adhérents et sympathisants

Il rédige les procès-verbaux des réunions des assemblées et des conseils d’administration et, en général toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’association, a ‘exception des écritures comptables.

Le cas échéant, il est assisté par un secrétaire général adjoint à qui il peut déléguer des tâches.

ARTICLE 15      trésorier

Le trésorier exécute les dépenses et a la responsabilité de la gestion des fonds de l’Association.

Il remplit les obligations d’informations financières a l’égard des membres de l’association auxquels il présente, au cours de l’assemblée générale, les comptes annuels et le budget de l’exercice en cours arrêtés par le conseil d’administration, ainsi que son rapport financier.

Le cas échéant, il supervise le responsable comptable, qui assure la tenue de la comptabilité et prépare l’arrêté des comptes et des éléments nécessaires au contrôle budgétaire. A la clôture de l’exercice, le responsable comptable assure, sous la responsabilité du trésorier, la préparation des comptes annuels et du budget de l’exercice à venir.

TITRE V : DELEGATIONS REGIONALES

ARTICLE 16      Création

La création d’une délégation régionale est proposée par tout membre de l’Association au conseil d’administration qui délibère sur l’opportunité de cette création.

Les délégations régionales sont placées sous l’autorité du conseil d’administration.

Le conseil d’administration désigne, le cas échéant, un administrateur chargé de la gestion des délégations régionales.

Les délégations régionales sont dépourvues de personnalité morale et sont des représentations de l’Association dans la région.

Le budget de chaque délégation régionale est alloué par décision du conseil d’administration. Il doit prendre en compte les différents projets présentés, les événements envisagés et les frais de fonctionnement. Ce budget est examiné en bureau qui peut y apporter des modifications. Il est ensuite soumis au conseil d’administration pour approbation.Un représentant de la délégation régional peut, si nécessaire, être convié aux réunions.

ARTICLE 17      – REFERENT LOCAL

Le référent local est désigné par le conseil d’administration à l’occasion de la création de la délégation régionale. Il peut être révoqué à tout moment par décision du conseil d’administration.

Le référent local est l’interlocuteur unique du conseil d’administration en région. Il représente l’Association en région.

Le référent local est chargé de l’animation de la délégation régionale.A cette fin, le conseil d’administration lui transmet la liste des adhérents domiciliés dans cette région.

Le référent local prend contact avec tout organisme public ou privé poursuivant un but similaire à celui de l’Association ou dont les activités entrent dans le champ de l’objet social de l’Association tel que défini à l’article 2 des statuts. Il crée des partenariats. Toute convention devra être validée par le conseil d’administration avant signature.

Il est force de proposition auprès du conseil d’administration.

Il peut s’entourer de toute personne nécessaire au bon exercice de sa mission.

Les fonctions de délégué régional ne donnent lieu à aucune rémunération. Des remboursements de frais sont possibles dans les conditions fixées à l’article 9 du présent règlement intérieur.

Le référent local rend compte chaque année au conseil d’administration des actions engagées en région.

TITRE VI – LA COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE

ARTICLE 18      La communication interne

Lorsqu’un nouveau conseil d’administration est élu, le bureau doit soumettre une série d’orientations politiques stratégiques sous forme de plan stratégique au conseil d’administration dans les trois mois qui suivent l’élection de ce dernier. Chaque année le bureau propose au conseil d’administration un plan stratégique actualisé. Le plan stratégique doit être transmis aux membres du conseil d’administration dans un délai raisonnable avant la réunion afin qu’ils puissent l’examiner. Le plan stratégique est discuté en réunion par le conseil d’administration et fait l’objet d’une délibération.

Sur la base du plan stratégique, le bureau élabore un plan d’action annuel qui est transmis pour information au conseil d’administration. Les modifications significatives du plan annuel sont communiquées au conseil d’administration au fil de l’eau.

Sur la base du plan d’action annuel, le bureau élabore un budget prévisionnel qui est soumis au conseil d’administration. Le budget prévisionnel est adopté par vote lors d’une réunion du conseil d’administration.

ARTICLE 19      La communication externe

Le président s’exprime au nom de GayLib. Le président délégué, les vice-présidents ou toute personne membre du conseil d’administration compétente sur le sujet abordé peuvent également être amenés à s’exprimer au nom de GayLib en concertation et avec accord préalables du bureau.

Tout membre du conseil d’administration qui prévoit d’assister à un acte public dans lequel il pourrait être amené à représenter GayLib doit en informer préalablement le bureau.

Les communiqués publiés par GayLib sont rédigés par le président, le président-délégué et éventuellement d’autres membres du bureau. Ils sont transmis pour validation aux membres du bureau qui doivent prendre position dans le délai fixé par l’expéditeur, sachant que l’absence de réponse vaut acceptation. Les membres du bureau peuvent suggérer des amendements aux communiqués. Les propositions doivent être formulées au président et au rédacteur dans les meilleurs délais.

Les communiqués sont transmis pour information aux membres du conseil d’administration.

Le bureau élabore ou fait élaborer un certain nombre de documents utiles à la communication externe de GayLib en accord avec le conseil d’administration.

Les maquettes des documents liés à des événements ponctuels sont soumises au bureau pour approbation des textes et visuels avant que les documents ne soient produits et diffusés. Elles sont transmises aux membres du bureau par courrier électronique et sont adoptées par consensus, après l’intégration éventuelle des remarques des membres du bureau. Si aucun consensus ne se dégage, il est procédé à un vote par courrier électronique sous contrôle du président. Les membres du bureau qui ne communiquent pas leur avis sur les documents dans les quinze jours qui suivent la transmissionsont réputés approuver les documents. Les documents sont transmis pour information aux membres du conseil d’administration avant leur diffusion.

Les maquettes des documents utilisés pour la communication institutionnelle de l’Association dans le cadre de campagnes, tels que dépliants, brochures, affiches, encarts dans la presse etc. sont soumises au conseil d’administration pour approbation des textes et visuels, notamment les principaux messages institutionnels, avant que les documents ne soient produits et diffusés. Ces documents sont approuvés par consensus en réunion du conseil d’administration.

Le président est responsable des contenus diffusés sur le site internet de l’Association. Il peut déléguer la vérification des contenus dudit site à d’autres membres du conseil d’administration.

ARTICLE 20      : Les rendez-vous et auditions

Sous réserve du nombre de places disponibles, les rendez-vous et auditions sont ouverts aux membres du bureau et éventuellement à des membres du conseil d’administration, sollicités par le bureau, qui par leurs compétences ou leurs centres d’intérêt pourraient apporter leur contribution à la réussite de ces rendez-vous et auditions.

Si le nombre de places encore disponibles le permet, les rendez-vous et auditions sont ouverts aux membres du conseil d’administration qui le souhaitent.

Ces rendez-vous et auditions font l’objet systématiquement de compte-rendu pour l’ensemble des membres du conseil d’administration.

TITRE VII : DISPOSITIONS DIVERSES

ARTICLE 21      Modification du règlement intérieur 

Le règlement intérieur peut être modifié par le conseil d’administration.

Les modifications sont adoptées dans les conditions fixées à l’article 11 des statuts.

ARTICLE 22      Notification du règlement intérieur 

Le règlement intérieur est communiqué à chaque membre de l’Association par tout moyen utile et mis en ligne sur le site internet de l’Association.